No contexto fiscal e tributário brasileiro, o cumprimento das obrigações acessórias é um dos principais deveres de qualquer empresa. Essas obrigações acessórias são declarações e documentos exigidos pelo Fisco que servem para detalhar e comprovar as informações sobre as atividades econômicas e fiscais da empresa. A omissão de declaração acessória é um erro que pode gerar uma série de complicações para a empresa, incluindo multas e outras penalidades. Neste artigo, abordaremos o que é a omissão de declaração acessória, quais as suas consequências e como evitar esse problema.
O que é uma Declaração Acessória?
Antes de falarmos sobre a omissão, é importante entender o que são declarações acessórias. As declarações acessórias são documentos que empresas devem enviar ao governo e aos órgãos fiscais, como Receita Federal, Secretarias da Fazenda dos Estados (SEFAZ), entre outros. Elas servem para complementar as informações fiscais principais e têm como objetivo ajudar o Fisco a verificar o cumprimento das obrigações tributárias.
Entre os exemplos de obrigações acessórias estão:
- SPED Fiscal: Sistema Público de Escrituração Digital.
- DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.
- DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.
- ECD: Escrituração Contábil Digital.
- EFD-Contribuições: Escrituração Fiscal Digital das Contribuições para o PIS/Pasep e Cofins.
Esses documentos são complementares às obrigações principais, como o pagamento de tributos, e são obrigatórios para todas as empresas, independentemente de seu porte ou regime tributário.
O que é a Omissão de Declaração Acessória?
A omissão de declaração acessória ocorre quando a empresa não entrega, de forma total ou parcial, uma obrigação acessória dentro do prazo estabelecido pelos órgãos responsáveis. Isso pode acontecer por vários motivos, como desconhecimento da legislação, falta de organização contábil ou até mesmo negligência por parte da empresa ou dos seus responsáveis fiscais.
A não entrega de qualquer uma dessas declarações coloca a empresa em situação irregular perante o Fisco, o que pode levar a consequências graves, tanto no aspecto financeiro quanto na reputação da empresa.
Principais motivos para a omissão
Existem alguns fatores que podem contribuir para a omissão de uma declaração acessória, incluindo:
- Falta de conhecimento: Pequenas e médias empresas, especialmente aquelas que estão em fase de crescimento, podem desconhecer a complexidade e a quantidade de obrigações acessórias que devem ser cumpridas.
- Erros operacionais: A equipe responsável pelo cumprimento das obrigações acessórias pode cometer erros na preparação e envio das declarações, levando à omissão.
- Problemas com o software contábil: Algumas empresas dependem de sistemas de gestão e contabilidade para fazer o envio das obrigações acessórias. Se houver falhas no sistema, é possível que o envio não ocorra conforme o esperado.
- Negligência ou descuido: Em alguns casos, a falta de controle e monitoramento das obrigações acessórias pode levar à omissão simplesmente por descuido ou falhas de comunicação entre os setores da empresa.
Consequências da Omissão de Declaração Acessória
Omissões de declarações acessórias podem gerar uma série de consequências para a empresa. Essas penalidades variam de acordo com o tipo de obrigação não cumprida, o tempo de atraso e o regime tributário da empresa. Algumas das principais consequências incluem:
1. Multas
A penalidade mais comum pela omissão de uma declaração acessória é a aplicação de multas. Essas multas podem ser fixas ou proporcionais, dependendo do tipo de obrigação e do regime tributário da empresa. Em alguns casos, as multas podem ser bastante altas, especialmente para empresas que têm um volume considerável de operações.
Exemplos de multas:
- DIRF: A falta de entrega ou a entrega fora do prazo da DIRF gera multa de R$ 500,00 por mês-calendário para empresas do Simples Nacional e de R$ 1.500,00 para empresas optantes pelo Lucro Real e Lucro Presumido.
- DCTF: Omissão ou atraso na entrega da DCTF pode acarretar multa de 2% ao mês sobre o montante dos tributos informados, limitada a 20%.
- EFD-Contribuições: A não entrega da EFD-Contribuições gera multa de R$ 500,00 por mês para empresas do Lucro Real e R$ 200,00 para empresas do Simples Nacional.
2. Suspensão de Certidões Negativas de Débitos (CND)
A omissão de declarações acessórias pode impedir que a empresa obtenha Certidões Negativas de Débitos (CND), essenciais para a participação em licitações públicas, contratação de financiamentos e até mesmo para obter benefícios fiscais. Sem essas certidões, a empresa pode perder oportunidades de negócios importantes.
3. Dificuldade em Regularizar a Situação Fiscal
Empresas que omitem declarações podem enfrentar dificuldades na hora de regularizar sua situação fiscal. Isso porque, além de precisar enviar as declarações em atraso, a empresa também terá que arcar com as multas e juros acumulados durante o período de omissão.
4. Comprometimento da Imagem da Empresa
A imagem da empresa pode ser gravemente afetada pela omissão de declarações acessórias. Empresas que não cumprem suas obrigações fiscais podem ser vistas como irresponsáveis ou desorganizadas, o que pode afetar a confiança de clientes, parceiros e investidores.
Como Evitar a Omissão de Declaração Acessória
Diante das consequências negativas que a omissão de declaração acessória pode trazer, é fundamental que as empresas adotem práticas preventivas para evitar esse problema. A seguir, algumas dicas para garantir que todas as obrigações acessórias sejam cumpridas corretamente e dentro do prazo:
1. Contratar uma Contabilidade Especializada
Uma das maneiras mais eficientes de evitar a omissão de declaração acessória é contratar uma contabilidade especializada, que esteja atualizada com as normas fiscais e tributárias. Contadores especializados em e-commerce, por exemplo, conhecem as obrigações específicas desse setor e podem auxiliar na entrega de todas as declarações exigidas.
2. Investir em Sistemas de Gestão e Automação
O uso de softwares de gestão financeira e contábil é essencial para organizar as informações fiscais da empresa e garantir que as obrigações acessórias sejam entregues no prazo. Esses sistemas automatizam o processo de envio de declarações, diminuindo o risco de erros operacionais.
3. Estabelecer um Cronograma de Obrigações
Manter um cronograma atualizado com todas as obrigações acessórias que a empresa precisa cumprir ao longo do ano é uma boa prática para evitar omissões. Esse calendário deve ser compartilhado com todos os responsáveis pelo cumprimento das obrigações fiscais.
4. Monitorar a Regularidade Fiscal da Empresa
É importante monitorar constantemente a regularidade fiscal da empresa, verificando se todas as obrigações estão sendo cumpridas corretamente. Esse acompanhamento pode ser feito através de consultas periódicas no site da Receita Federal e dos órgãos estaduais e municipais.
5. Educação e Capacitação da Equipe
Garantir que a equipe responsável pela gestão fiscal e contábil esteja sempre atualizada é fundamental. Investir em treinamentos e capacitações periódicas pode evitar erros que levem à omissão de declarações.
Conclusão
A omissão de declaração acessória é um problema que pode gerar graves consequências para as empresas, desde a aplicação de multas até a perda de oportunidades de negócio. Para evitar esses problemas, é essencial que as empresas adotem uma postura preventiva, contratando uma contabilidade especializada, investindo em sistemas de gestão e monitorando a regularidade fiscal constantemente. Dessa forma, a empresa mantém sua saúde financeira em dia e evita complicações com o Fisco.
